Bitte beachten Sie, dass diese Inhalte mithilfe von KI übersetzt wurden. Trotz sorgfältiger Prüfung können automatische Übersetzungen kleinere Ungenauigkeiten enthalten, wie ungewohnte Fachbegriffe oder sprachlich nicht ganz flüssige Formulierungen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Tenga en cuenta que estos contenidos han sido traducidos mediante inteligencia artificial. Aunque procuramos garantizar la mayor precisión posible, las traducciones automáticas pueden contener pequeñas imperfecciones, como el uso de términos poco habituales o frases que no suenen completamente naturales. Agradecemos su comprensión.
Wann sollte die persönliche Note verwendet werden
Es gibt bestimmte Situationen, in denen es die bessere Option ist, eine Rezeptionistin oder einen Telefonbegleiter zu beauftragen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise unglaublich unterschiedliche Anrufe unterstützt, ist es schwierig, „häufig gestellte Anfragen“ in einen Topf zu werfen. Das macht es fast unmöglich, ein automatisiertes Menü oder ein interaktives Sprachdialogsystem (IVR) mit sinnvoller Multiple-Choice-Navigation zu erstellen.
Außerdem arbeiten einige Unternehmen mit einem eher „maßgeschneiderten“ Geschäft, das auf die Bedürfnisse jedes Kunden zugeschnitten ist. Dies ist ein gutes Beispiel dafür, wann eine menschliche Empfangsdame die bessere Wahl ist.
Komplexe Abfragen
Ebenso erhalten Sie möglicherweise routinemäßig Anfragen, die von Anfang an unglaublich komplex sind oder in verschiedene Fachgebiete fallen — sodass der Kunde möglicherweise nicht weiß, welche IVR-Option er wählen soll.
In diesem Fall kann die Rezeptionistin (als Experte dafür, wer verfügbar ist und wie sie helfen kann) sie von dieser Entscheidung entlasten.
B2B
Sie sollten auch die Anzahl der Kunden, die Sie betreuen, und den Umsatz berücksichtigen, den jeder einzelne erzielt. Unternehmen mit Kundenkontakt müssen mit zahlreichen Anfragen von einer großen Anzahl von Anrufern rechnen. In diesem Fall ist ein automatisiertes IVR der klare Gewinner. Wenn Sie jedoch in einer B2B-Branche mit einer Handvoll sehr wertvoller Kunden (und engen persönlichen Beziehungen zu bestimmten Kundendienstmitarbeitern) tätig sind, zeigt eine persönliche Ansprache diesen Kunden, dass sie geschätzt werden.
Telefonbegleiter: Eine herausfordernde und wichtige Rolle
Telefonist, Mitarbeiter an der Rezeption oder Rezeptionistin zu sein, ist keine leichte Aufgabe. Und da Anrufer durch diese Interaktion ihren „ersten Eindruck“ von Ihrem Unternehmen gewinnen, ist es wichtig, den Rezeptionisten die Tools an die Hand zu geben, die sie benötigen, um den bestmöglichen Service zu bieten. Bei potenziell großen Anrufen muss die Telefonzentrale jeden Anruf zeitnah beantworten und dann jeden Anrufer mit der richtigen Person für seine Anfrage verbinden. Es ist nicht ungewöhnlich, mehrere Anrufer zu bitten, „die Leitung zu halten“, wenn ein größeres Anrufvolumen bearbeitet wird und mehrere Konversationen gleichzeitig geführt werden.
Wenn ein Anrufer undeutlich oder mit einem ungewohnten Akzent spricht, kann dies zu Missverständnissen und Frustration führen. Es ist wichtig zu wissen, dass diese Rolle sehr stressig sein kann, wenn die Rezeptionisten nicht ausreichend unterstützt werden. Sie müssen einen klaren Überblick über eingehende Anrufe haben, wer verfügbar ist, wer wartet und ein vollständiges Spektrum effektiver Maßnahmen, die sie ergreifen können.
So verbessern Sie das Kundenerlebnis und die Produktivität
Um ihre Arbeit auf höchstem Niveau erledigen zu können, benötigen Mitarbeiter an der Rezeption und Rezeptionisten fortschrittliche Tools, die das Kundenerlebnis verbessern und Reibung und Stress reduzieren können. Lassen Sie uns mit dem Beginn des Anrufs beginnen. Ohne den Kunden fragen zu müssen, sollte die Rezeptionistin (idealerweise) wissen, wer anruft, bevor sie abholt. Wenn sie einen Einblick in den Kunden und seinen Kontext gewinnen können, bevor sie antworten, kann sie sofort einen professionelleren Service und einen guten Eindruck vermitteln. Stellen Sie sich auch vor, Sie könnten sehen, welche Sprache sie bevorzugen, bevor Sie das Gespräch beginnen.
Als Nächstes muss die Rezeptionistin den Anruf an die richtige Person weiterleiten. Das bedeutet, dass sie eine klare Vorstellung davon haben müssen, wer verfügbar ist und über welche Fähigkeiten/Fachkenntnisse sie verfügen. Es ist auch praktisch zu sehen, welchen Abteilungen die Mitarbeiter angehören. Vielleicht hat der Anrufer einen persönlichen Ansprechpartner in dem Unternehmen, mit dem er sprechen möchte? In diesem Fall muss die Rezeptionistin in der Lage sein, den Anruf direkt mit ihr zu verbinden oder die nächstbeste Alternative anzubieten.
Stellen wir uns nun vor, die angefragte Person ist gerade nicht verfügbar. Der Anrufer möchte nicht warten, daher ist es ideal, den richtigen Agenten zu beauftragen, der ihn zurückruft, sobald er verfügbar ist. Noch besser, wenn sie bereits die richtigen Informationen für den Anrufer vorbereiten können!
Einführung in die Attendant Console
Diese Funktionen sind nur möglich, wenn die Rezeptionisten mit Tools ausgestattet sind, die ihre Rolle mit dem Rest des Unternehmens verbinden, einen Gesamtüberblick über relevante Informationen und Prozesse haben, die mit allen Unternehmensressourcen verknüpft sind, die das Unternehmen nutzt. In der Vergangenheit wurde zur Lösung vieler dieser Probleme eine „Rezeptionistensoftware“ verwendet. Für das moderne Omnichannel-Contact Center benötigen sie jedoch eine Attendant Console.
Roger365.io hat die leistungsstarke Attendant Console für Microsoft Teams entwickelt, mit der Rezeptionisten und Mitarbeiter an der Rezeption eingehende Anrufe effizient und intelligent und professionell bearbeiten können. Es handelt sich um eine spezielle Oberfläche, die darauf ausgelegt ist, diese herausfordernde Rolle zu entlasten und zu stärken.
Wie profitieren Rezeptionisten von der Attendant Console?
Die Attendant Console für Microsoft Teams bietet viele Vorteile und Funktionen. Sie bietet Anwesenden und Empfangsmitarbeitern einen klaren Überblick über Anrufe und eine vollständige Palette von Aktionen. Als integraler Bestandteil der Plattform Roger365.io Contact Center für Microsoft Teams ist die Attendant Console mit denselben Geschäftsressourcen verknüpft wie der Rest des Contact Centers. Das bedeutet, dass die Rezeptionistin, wenn ein Kunde anruft, sehen kann, um wen es sich handelt, und hat einen vollständigen Einblick in die Kundenreise.
Auf einen Blick kann der Rezeptionist die Warteschlange für eingehende Anrufe, laufende Anrufe und die verfügbaren Agenten sehen. Mithilfe benutzerdefinierter Bezeichnungen können sie eine Wissensbasis darüber erstellen, welche Kollegen über bestimmte Fähigkeiten, Sprachen oder andere Fachgebiete verfügen und in welchen Abteilungen sie arbeiten. Dank einer umfassenden Integration in Ihre CRM-Daten (die in der Attendant Console selbst verfügbar sind) können Rezeptionisten sehen, mit wem der Anrufer normalerweise spricht, und seinen gesamten Verlauf. Es ist einfach, den richtigen Kollegen zu finden, mit dem Sie Kontakt aufnehmen können. Verwenden Sie dazu eine Auswahlliste von „Favoriten“ oder durchsuchen Sie das CRM nach Schlüsselwörtern, Bezeichnungen, Namen oder Abteilungen.
Immer wenn ein Kollege mit einer Besprechung oder einem anderen Anruf beschäftigt ist, kann die Rezeptionistin eine Rückrufbenachrichtigung erstellen. Und falls ein Anrufer für einen längeren Zeitraum in der Warteschleife ist, kann die Rezeptionistin einfach wieder bei ihm nachfragen, ob er weiter warten oder einen Rückruf erhalten möchte. Die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Anrufe wird ebenfalls erheblich vereinfacht, da Informationen sofort verfügbar sind und Maßnahmen sehr schnell ergriffen werden können. Die Rezeptionistin kann sehen, wer noch wartet, und ihre Bedürfnisse besser vorhersehen — was zu besseren Ergebnissen führt.
Zusätzlich zu diesen (und vielen weiteren) vorgefertigten Funktionen der Attendant Console for Teams ermöglicht Roger365.io Unternehmen, ihre eigenen Automatisierungen und Workflows zu erstellen, die vollständig in die Roger365.io-Plattform integriert sind. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen die ideale Lösung für Ihre Rezeptionisten finden kann, die perfekt zu den unternehmenseigenen Prozessen passt.
Voller Überblick und totale Kontrolle
Mit der Attendant Console erhalten Ihre Rezeptionisten und Mitarbeiter an der Rezeption eine dedizierte Oberfläche, mit der sie mit minimalem Stress die richtigen Maßnahmen ergreifen können. Da es sich um eine Teams-native App handelt, erfolgt der Zugriff ausschließlich über den Teams-Client, sodass Sie nicht zwischen den Bildschirmen hin- und herwechseln müssen. Alle Informationen stehen Ihnen zur Verfügung, und die am besten geeigneten Aktionen können mit nur wenigen Klicks ausgelöst werden.
Diese anspruchsvolle Rolle ist einfacher zu bewältigen und weniger stressig — mit einem klaren Überblick über die Situation in Echtzeit. Und detaillierte Kennzahlen helfen dabei, weitere Optimierungen zu identifizieren, die Effizienz zu steigern und das Kundenerlebnis zu verbessern. Wir glauben, dass die Attendant Console die Fähigkeiten der Rezeptionisten erheblich verbessern und ihnen helfen wird, ihren Kunden einen größeren Mehrwert zu bieten.
Industry
Location
Bitte beachten Sie, dass diese Inhalte mithilfe von KI übersetzt wurden. Trotz sorgfältiger Prüfung können automatische Übersetzungen kleinere Ungenauigkeiten enthalten, wie ungewohnte Fachbegriffe oder sprachlich nicht ganz flüssige Formulierungen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Tenga en cuenta que estos contenidos han sido traducidos mediante inteligencia artificial. Aunque procuramos garantizar la mayor precisión posible, las traducciones automáticas pueden contener pequeñas imperfecciones, como el uso de términos poco habituales o frases que no suenen completamente naturales. Agradecemos su comprensión.
Wann sollte die persönliche Note verwendet werden
Es gibt bestimmte Situationen, in denen es die bessere Option ist, eine Rezeptionistin oder einen Telefonbegleiter zu beauftragen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise unglaublich unterschiedliche Anrufe unterstützt, ist es schwierig, „häufig gestellte Anfragen“ in einen Topf zu werfen. Das macht es fast unmöglich, ein automatisiertes Menü oder ein interaktives Sprachdialogsystem (IVR) mit sinnvoller Multiple-Choice-Navigation zu erstellen.
Außerdem arbeiten einige Unternehmen mit einem eher „maßgeschneiderten“ Geschäft, das auf die Bedürfnisse jedes Kunden zugeschnitten ist. Dies ist ein gutes Beispiel dafür, wann eine menschliche Empfangsdame die bessere Wahl ist.
Komplexe Abfragen
Ebenso erhalten Sie möglicherweise routinemäßig Anfragen, die von Anfang an unglaublich komplex sind oder in verschiedene Fachgebiete fallen — sodass der Kunde möglicherweise nicht weiß, welche IVR-Option er wählen soll.
In diesem Fall kann die Rezeptionistin (als Experte dafür, wer verfügbar ist und wie sie helfen kann) sie von dieser Entscheidung entlasten.
B2B
Sie sollten auch die Anzahl der Kunden, die Sie betreuen, und den Umsatz berücksichtigen, den jeder einzelne erzielt. Unternehmen mit Kundenkontakt müssen mit zahlreichen Anfragen von einer großen Anzahl von Anrufern rechnen. In diesem Fall ist ein automatisiertes IVR der klare Gewinner. Wenn Sie jedoch in einer B2B-Branche mit einer Handvoll sehr wertvoller Kunden (und engen persönlichen Beziehungen zu bestimmten Kundendienstmitarbeitern) tätig sind, zeigt eine persönliche Ansprache diesen Kunden, dass sie geschätzt werden.
Telefonbegleiter: Eine herausfordernde und wichtige Rolle
Telefonist, Mitarbeiter an der Rezeption oder Rezeptionistin zu sein, ist keine leichte Aufgabe. Und da Anrufer durch diese Interaktion ihren „ersten Eindruck“ von Ihrem Unternehmen gewinnen, ist es wichtig, den Rezeptionisten die Tools an die Hand zu geben, die sie benötigen, um den bestmöglichen Service zu bieten. Bei potenziell großen Anrufen muss die Telefonzentrale jeden Anruf zeitnah beantworten und dann jeden Anrufer mit der richtigen Person für seine Anfrage verbinden. Es ist nicht ungewöhnlich, mehrere Anrufer zu bitten, „die Leitung zu halten“, wenn ein größeres Anrufvolumen bearbeitet wird und mehrere Konversationen gleichzeitig geführt werden.
Wenn ein Anrufer undeutlich oder mit einem ungewohnten Akzent spricht, kann dies zu Missverständnissen und Frustration führen. Es ist wichtig zu wissen, dass diese Rolle sehr stressig sein kann, wenn die Rezeptionisten nicht ausreichend unterstützt werden. Sie müssen einen klaren Überblick über eingehende Anrufe haben, wer verfügbar ist, wer wartet und ein vollständiges Spektrum effektiver Maßnahmen, die sie ergreifen können.
So verbessern Sie das Kundenerlebnis und die Produktivität
Um ihre Arbeit auf höchstem Niveau erledigen zu können, benötigen Mitarbeiter an der Rezeption und Rezeptionisten fortschrittliche Tools, die das Kundenerlebnis verbessern und Reibung und Stress reduzieren können. Lassen Sie uns mit dem Beginn des Anrufs beginnen. Ohne den Kunden fragen zu müssen, sollte die Rezeptionistin (idealerweise) wissen, wer anruft, bevor sie abholt. Wenn sie einen Einblick in den Kunden und seinen Kontext gewinnen können, bevor sie antworten, kann sie sofort einen professionelleren Service und einen guten Eindruck vermitteln. Stellen Sie sich auch vor, Sie könnten sehen, welche Sprache sie bevorzugen, bevor Sie das Gespräch beginnen.
Als Nächstes muss die Rezeptionistin den Anruf an die richtige Person weiterleiten. Das bedeutet, dass sie eine klare Vorstellung davon haben müssen, wer verfügbar ist und über welche Fähigkeiten/Fachkenntnisse sie verfügen. Es ist auch praktisch zu sehen, welchen Abteilungen die Mitarbeiter angehören. Vielleicht hat der Anrufer einen persönlichen Ansprechpartner in dem Unternehmen, mit dem er sprechen möchte? In diesem Fall muss die Rezeptionistin in der Lage sein, den Anruf direkt mit ihr zu verbinden oder die nächstbeste Alternative anzubieten.
Stellen wir uns nun vor, die angefragte Person ist gerade nicht verfügbar. Der Anrufer möchte nicht warten, daher ist es ideal, den richtigen Agenten zu beauftragen, der ihn zurückruft, sobald er verfügbar ist. Noch besser, wenn sie bereits die richtigen Informationen für den Anrufer vorbereiten können!
Einführung in die Attendant Console
Diese Funktionen sind nur möglich, wenn die Rezeptionisten mit Tools ausgestattet sind, die ihre Rolle mit dem Rest des Unternehmens verbinden, einen Gesamtüberblick über relevante Informationen und Prozesse haben, die mit allen Unternehmensressourcen verknüpft sind, die das Unternehmen nutzt. In der Vergangenheit wurde zur Lösung vieler dieser Probleme eine „Rezeptionistensoftware“ verwendet. Für das moderne Omnichannel-Contact Center benötigen sie jedoch eine Attendant Console.
Roger365.io hat die leistungsstarke Attendant Console für Microsoft Teams entwickelt, mit der Rezeptionisten und Mitarbeiter an der Rezeption eingehende Anrufe effizient und intelligent und professionell bearbeiten können. Es handelt sich um eine spezielle Oberfläche, die darauf ausgelegt ist, diese herausfordernde Rolle zu entlasten und zu stärken.
Wie profitieren Rezeptionisten von der Attendant Console?
Die Attendant Console für Microsoft Teams bietet viele Vorteile und Funktionen. Sie bietet Anwesenden und Empfangsmitarbeitern einen klaren Überblick über Anrufe und eine vollständige Palette von Aktionen. Als integraler Bestandteil der Plattform Roger365.io Contact Center für Microsoft Teams ist die Attendant Console mit denselben Geschäftsressourcen verknüpft wie der Rest des Contact Centers. Das bedeutet, dass die Rezeptionistin, wenn ein Kunde anruft, sehen kann, um wen es sich handelt, und hat einen vollständigen Einblick in die Kundenreise.
Auf einen Blick kann der Rezeptionist die Warteschlange für eingehende Anrufe, laufende Anrufe und die verfügbaren Agenten sehen. Mithilfe benutzerdefinierter Bezeichnungen können sie eine Wissensbasis darüber erstellen, welche Kollegen über bestimmte Fähigkeiten, Sprachen oder andere Fachgebiete verfügen und in welchen Abteilungen sie arbeiten. Dank einer umfassenden Integration in Ihre CRM-Daten (die in der Attendant Console selbst verfügbar sind) können Rezeptionisten sehen, mit wem der Anrufer normalerweise spricht, und seinen gesamten Verlauf. Es ist einfach, den richtigen Kollegen zu finden, mit dem Sie Kontakt aufnehmen können. Verwenden Sie dazu eine Auswahlliste von „Favoriten“ oder durchsuchen Sie das CRM nach Schlüsselwörtern, Bezeichnungen, Namen oder Abteilungen.
Immer wenn ein Kollege mit einer Besprechung oder einem anderen Anruf beschäftigt ist, kann die Rezeptionistin eine Rückrufbenachrichtigung erstellen. Und falls ein Anrufer für einen längeren Zeitraum in der Warteschleife ist, kann die Rezeptionistin einfach wieder bei ihm nachfragen, ob er weiter warten oder einen Rückruf erhalten möchte. Die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Anrufe wird ebenfalls erheblich vereinfacht, da Informationen sofort verfügbar sind und Maßnahmen sehr schnell ergriffen werden können. Die Rezeptionistin kann sehen, wer noch wartet, und ihre Bedürfnisse besser vorhersehen — was zu besseren Ergebnissen führt.
Zusätzlich zu diesen (und vielen weiteren) vorgefertigten Funktionen der Attendant Console for Teams ermöglicht Roger365.io Unternehmen, ihre eigenen Automatisierungen und Workflows zu erstellen, die vollständig in die Roger365.io-Plattform integriert sind. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen die ideale Lösung für Ihre Rezeptionisten finden kann, die perfekt zu den unternehmenseigenen Prozessen passt.
Voller Überblick und totale Kontrolle
Mit der Attendant Console erhalten Ihre Rezeptionisten und Mitarbeiter an der Rezeption eine dedizierte Oberfläche, mit der sie mit minimalem Stress die richtigen Maßnahmen ergreifen können. Da es sich um eine Teams-native App handelt, erfolgt der Zugriff ausschließlich über den Teams-Client, sodass Sie nicht zwischen den Bildschirmen hin- und herwechseln müssen. Alle Informationen stehen Ihnen zur Verfügung, und die am besten geeigneten Aktionen können mit nur wenigen Klicks ausgelöst werden.
Diese anspruchsvolle Rolle ist einfacher zu bewältigen und weniger stressig — mit einem klaren Überblick über die Situation in Echtzeit. Und detaillierte Kennzahlen helfen dabei, weitere Optimierungen zu identifizieren, die Effizienz zu steigern und das Kundenerlebnis zu verbessern. Wir glauben, dass die Attendant Console die Fähigkeiten der Rezeptionisten erheblich verbessern und ihnen helfen wird, ihren Kunden einen größeren Mehrwert zu bieten.
Our speakers
Want to read more?
Discover fresh perspectives and practical tips in our latest whitepaper.
