Bitte beachten Sie, dass diese Inhalte mithilfe von KI übersetzt wurden. Trotz sorgfältiger Prüfung können automatische Übersetzungen kleinere Ungenauigkeiten enthalten, wie ungewohnte Fachbegriffe oder sprachlich nicht ganz flüssige Formulierungen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Tenga en cuenta que estos contenidos han sido traducidos mediante inteligencia artificial. Aunque procuramos garantizar la mayor precisión posible, las traducciones automáticas pueden contener pequeñas imperfecciones, como el uso de términos poco habituales o frases que no suenen completamente naturales. Agradecemos su comprensión.
Cuándo usar el toque personal
Hay ciertas situaciones en las que usar una recepcionista o un asistente telefónico es la mejor opción. Por ejemplo, si tu empresa admite llamadas increíblemente diversas, es difícil agrupar las «consultas comunes». Esto hace que sea casi imposible crear un menú automático o un sistema de respuesta de voz interactiva (IVR) con una navegación significativa con opciones múltiples.
Además, algunas empresas operan con un negocio más «personalizado» que se adapta a las necesidades de cada cliente, y este es un buen ejemplo de cuándo una recepcionista humana es una mejor opción.
Consultas complejas
Del mismo modo, es posible que recibas de forma rutinaria consultas que son increíblemente complejas desde el principio o que pertenecen a diferentes especialidades, por lo que es posible que el cliente no sepa qué opción de IVR elegir.
En este caso, la recepcionista (como experta en quién está disponible y cómo puede ayudar) puede liberarla de esta decisión.
B2B
También debes tener en cuenta la cantidad de clientes a los que atiendes y los ingresos que aporta cada uno de ellos. Las empresas orientadas al consumidor pueden esperar numerosas consultas por parte de un gran volumen de personas que llaman, en cuyo caso, un IVR automatizado es el claro ganador. Sin embargo, si operas en una industria B2B con un puñado de clientes muy valiosos (y relaciones personales estrechas con agentes de servicio al cliente específicos), un enfoque personalizado demostrará a estos clientes que son valorados.
Asistente telefónico: un rol desafiante y vital
Ser operador telefónico, asistente de recepción o recepcionista no es un trabajo fácil. Además, dado que las personas que llaman se formarán su «primera impresión» de la empresa a partir de esta interacción, es importante darles a los recepcionistas las herramientas que necesitan para ofrecer el mejor nivel de servicio. Con un volumen de llamadas potencialmente elevado, el operador debe responder a cada una de ellas de manera oportuna y, a continuación, conectar a cada persona que llama con la persona adecuada para su consulta. No es inusual pedir a varias personas que «mantengan la línea» cuando se trata de un mayor volumen de llamadas y, al mismo tiempo, tener que hacer malabares con varias conversaciones.
Si la persona que llama habla indistintamente o con un acento desconocido, puede generar malentendidos y frustración. Es importante reconocer que este rol puede ser muy estresante si los recepcionistas no reciben el apoyo suficiente. Deben tener una visión general clara de las llamadas entrantes, quién está disponible y quién está esperando y una gama completa de medidas eficaces que pueden tomar.
Cómo mejorar las experiencias de los clientes y la productividad
Para hacer su trabajo al más alto nivel, los asistentes de recepción y recepcionistas necesitan herramientas avanzadas que puedan mejorar la experiencia del cliente y reducir la fricción y el estrés. Empecemos por el principio de la llamada. Sin necesidad de preguntar al cliente, la recepcionista debería (idealmente) saber quién llama antes de que conteste. Si pueden obtener información sobre el cliente y su contexto antes de responder, pueden ofrecer inmediatamente un servicio más profesional y dar una buena impresión. Imagina también si pudieras ver qué idioma prefieren antes de iniciar la conversación.
A continuación, la recepcionista debe dirigir la llamada a la persona adecuada. Esto significa que necesitan tener una visión clara de quién está disponible y qué habilidades o experiencia tienen. También es útil ver a qué departamentos pertenecen las personas. ¿Quizás la persona que llama tiene un contacto personal en la empresa con la que quiere hablar? En ese caso, la recepcionista debe poder conectar la llamada directamente con ella u ofrecer la siguiente mejor alternativa.
Ahora, imaginemos que la persona solicitada no está disponible en este momento. La persona que llama no quiere quedarse esperando, por lo que es ideal que el agente adecuado le devuelva la llamada tan pronto como esté disponible. Si ya pueden preparar la información correcta para la persona que llama, ¡aún mejor!
Presentamos la consola Attendant
Estas capacidades solo son posibles cuando los recepcionistas están equipados con herramientas que conectan su función con el resto de la empresa, con una visión general total de la información relevante y con procesos conectados a todos los recursos empresariales que utiliza la empresa. En el pasado, el «software de recepcionista» se utilizaba para resolver muchos de estos problemas. Sin embargo, para el centro de contacto omnicanal moderno, necesitan una consola Attendant.
Roger365.io ha creado la potente consola Attendant Console para Microsoft Teams, que permite a los recepcionistas y asistentes de recepción gestionar eficazmente las llamadas entrantes con inteligencia y profesionalismo de alto nivel. Se trata de una interfaz dedicada que está diseñada para aliviar y potenciar este desafiante rol.
¿Cómo beneficia la consola Attendant a los recepcionistas?
La consola Attendant para Microsoft Teams ofrece muchas ventajas y funciones, ya que permite a los asistentes y recepcionistas una visión general clara de las llamadas y una amplia gama de acciones. Como parte integral de la plataforma Roger365.io Contact Center para Microsoft Teams, la Attendant Console está vinculada a los mismos recursos empresariales que el resto del Contact Center. Esto significa que cuando un cliente llama, la recepcionista puede ver quién es y tener una visión completa del recorrido del cliente.
De un vistazo, la recepcionista puede ver la cola de llamadas entrantes, las llamadas en curso y los agentes disponibles. Mediante el uso de etiquetas personalizadas, pueden crear una base de conocimientos sobre los compañeros que poseen determinadas habilidades, idiomas u otras especialidades, y los departamentos en los que trabajan. Gracias a una integración profunda con tus datos de CRM (que están disponibles en la propia consola de Attendant), los recepcionistas pueden ver con quién habla normalmente la persona que llama y su historial completo. Es fácil encontrar al compañero adecuado con quien comunicarse. Para ello, puedes usar una lista de «favoritos» o buscar en el CRM palabras clave, etiquetas, nombres o departamentos.
Cuando un colega esté ocupado con una reunión u otra llamada, la recepcionista puede crear una notificación de devolución de llamada. Además, si la persona que llama permanece en espera durante un período prolongado, la recepcionista puede ponerse en contacto con ella fácilmente para ver si quiere seguir esperando o recibir una llamada. También es mucho más fácil gestionar varias llamadas al mismo tiempo, ya que la información está fácilmente disponible y se pueden tomar medidas muy rápidamente. La recepcionista puede ver quién sigue esperando y anticipar sus necesidades de manera más eficaz, lo que se traduce en mejores resultados.
Además de estas (y muchas más) funciones prediseñadas de Attendant Console para equipos, Roger365.io permite a las empresas crear sus propias automatizaciones y flujos de trabajo que están totalmente integrados con la plataforma Roger365.io. Esto significa que su empresa puede crear la solución ideal para sus recepcionistas, que se adapte perfectamente a los procesos propios de su empresa.
Una visión general completa y un control total
Con Attendant Console, sus recepcionistas y asistentes de recepción obtienen una interfaz dedicada que les permite tomar las medidas correctas con un mínimo de estrés. Al ser una aplicación nativa de Teams, se accede a ella por completo desde el cliente de Teams, por lo que no es necesario cambiar de pantalla. Toda la información está al alcance de la mano y se pueden activar las acciones más adecuadas con solo unos pocos clics.
Esta exigente función se hace más fácil de gestionar y menos estresante, con una visión general clara de la situación en tiempo real. Además, las métricas detalladas ayudan a identificar otras optimizaciones, lo que aumenta la eficiencia y mejora la experiencia del cliente. Creemos que la consola Attendant mejorará en gran medida las capacidades de los recepcionistas y les ayudará a ofrecer un mayor valor a los clientes.
Industry
Location
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Tenga en cuenta que estos contenidos han sido traducidos mediante inteligencia artificial. Aunque procuramos garantizar la mayor precisión posible, las traducciones automáticas pueden contener pequeñas imperfecciones, como el uso de términos poco habituales o frases que no suenen completamente naturales. Agradecemos su comprensión.
Cuándo usar el toque personal
Hay ciertas situaciones en las que usar una recepcionista o un asistente telefónico es la mejor opción. Por ejemplo, si tu empresa admite llamadas increíblemente diversas, es difícil agrupar las «consultas comunes». Esto hace que sea casi imposible crear un menú automático o un sistema de respuesta de voz interactiva (IVR) con una navegación significativa con opciones múltiples.
Además, algunas empresas operan con un negocio más «personalizado» que se adapta a las necesidades de cada cliente, y este es un buen ejemplo de cuándo una recepcionista humana es una mejor opción.
Consultas complejas
Del mismo modo, es posible que recibas de forma rutinaria consultas que son increíblemente complejas desde el principio o que pertenecen a diferentes especialidades, por lo que es posible que el cliente no sepa qué opción de IVR elegir.
En este caso, la recepcionista (como experta en quién está disponible y cómo puede ayudar) puede liberarla de esta decisión.
B2B
También debes tener en cuenta la cantidad de clientes a los que atiendes y los ingresos que aporta cada uno de ellos. Las empresas orientadas al consumidor pueden esperar numerosas consultas por parte de un gran volumen de personas que llaman, en cuyo caso, un IVR automatizado es el claro ganador. Sin embargo, si operas en una industria B2B con un puñado de clientes muy valiosos (y relaciones personales estrechas con agentes de servicio al cliente específicos), un enfoque personalizado demostrará a estos clientes que son valorados.
Asistente telefónico: un rol desafiante y vital
Ser operador telefónico, asistente de recepción o recepcionista no es un trabajo fácil. Además, dado que las personas que llaman se formarán su «primera impresión» de la empresa a partir de esta interacción, es importante darles a los recepcionistas las herramientas que necesitan para ofrecer el mejor nivel de servicio. Con un volumen de llamadas potencialmente elevado, el operador debe responder a cada una de ellas de manera oportuna y, a continuación, conectar a cada persona que llama con la persona adecuada para su consulta. No es inusual pedir a varias personas que «mantengan la línea» cuando se trata de un mayor volumen de llamadas y, al mismo tiempo, tener que hacer malabares con varias conversaciones.
Si la persona que llama habla indistintamente o con un acento desconocido, puede generar malentendidos y frustración. Es importante reconocer que este rol puede ser muy estresante si los recepcionistas no reciben el apoyo suficiente. Deben tener una visión general clara de las llamadas entrantes, quién está disponible y quién está esperando y una gama completa de medidas eficaces que pueden tomar.
Cómo mejorar las experiencias de los clientes y la productividad
Para hacer su trabajo al más alto nivel, los asistentes de recepción y recepcionistas necesitan herramientas avanzadas que puedan mejorar la experiencia del cliente y reducir la fricción y el estrés. Empecemos por el principio de la llamada. Sin necesidad de preguntar al cliente, la recepcionista debería (idealmente) saber quién llama antes de que conteste. Si pueden obtener información sobre el cliente y su contexto antes de responder, pueden ofrecer inmediatamente un servicio más profesional y dar una buena impresión. Imagina también si pudieras ver qué idioma prefieren antes de iniciar la conversación.
A continuación, la recepcionista debe dirigir la llamada a la persona adecuada. Esto significa que necesitan tener una visión clara de quién está disponible y qué habilidades o experiencia tienen. También es útil ver a qué departamentos pertenecen las personas. ¿Quizás la persona que llama tiene un contacto personal en la empresa con la que quiere hablar? En ese caso, la recepcionista debe poder conectar la llamada directamente con ella u ofrecer la siguiente mejor alternativa.
Ahora, imaginemos que la persona solicitada no está disponible en este momento. La persona que llama no quiere quedarse esperando, por lo que es ideal que el agente adecuado le devuelva la llamada tan pronto como esté disponible. Si ya pueden preparar la información correcta para la persona que llama, ¡aún mejor!
Presentamos la consola Attendant
Estas capacidades solo son posibles cuando los recepcionistas están equipados con herramientas que conectan su función con el resto de la empresa, con una visión general total de la información relevante y con procesos conectados a todos los recursos empresariales que utiliza la empresa. En el pasado, el «software de recepcionista» se utilizaba para resolver muchos de estos problemas. Sin embargo, para el centro de contacto omnicanal moderno, necesitan una consola Attendant.
Roger365.io ha creado la potente consola Attendant Console para Microsoft Teams, que permite a los recepcionistas y asistentes de recepción gestionar eficazmente las llamadas entrantes con inteligencia y profesionalismo de alto nivel. Se trata de una interfaz dedicada que está diseñada para aliviar y potenciar este desafiante rol.
¿Cómo beneficia la consola Attendant a los recepcionistas?
La consola Attendant para Microsoft Teams ofrece muchas ventajas y funciones, ya que permite a los asistentes y recepcionistas una visión general clara de las llamadas y una amplia gama de acciones. Como parte integral de la plataforma Roger365.io Contact Center para Microsoft Teams, la Attendant Console está vinculada a los mismos recursos empresariales que el resto del Contact Center. Esto significa que cuando un cliente llama, la recepcionista puede ver quién es y tener una visión completa del recorrido del cliente.
De un vistazo, la recepcionista puede ver la cola de llamadas entrantes, las llamadas en curso y los agentes disponibles. Mediante el uso de etiquetas personalizadas, pueden crear una base de conocimientos sobre los compañeros que poseen determinadas habilidades, idiomas u otras especialidades, y los departamentos en los que trabajan. Gracias a una integración profunda con tus datos de CRM (que están disponibles en la propia consola de Attendant), los recepcionistas pueden ver con quién habla normalmente la persona que llama y su historial completo. Es fácil encontrar al compañero adecuado con quien comunicarse. Para ello, puedes usar una lista de «favoritos» o buscar en el CRM palabras clave, etiquetas, nombres o departamentos.
Cuando un colega esté ocupado con una reunión u otra llamada, la recepcionista puede crear una notificación de devolución de llamada. Además, si la persona que llama permanece en espera durante un período prolongado, la recepcionista puede ponerse en contacto con ella fácilmente para ver si quiere seguir esperando o recibir una llamada. También es mucho más fácil gestionar varias llamadas al mismo tiempo, ya que la información está fácilmente disponible y se pueden tomar medidas muy rápidamente. La recepcionista puede ver quién sigue esperando y anticipar sus necesidades de manera más eficaz, lo que se traduce en mejores resultados.
Además de estas (y muchas más) funciones prediseñadas de Attendant Console para equipos, Roger365.io permite a las empresas crear sus propias automatizaciones y flujos de trabajo que están totalmente integrados con la plataforma Roger365.io. Esto significa que su empresa puede crear la solución ideal para sus recepcionistas, que se adapte perfectamente a los procesos propios de su empresa.
Una visión general completa y un control total
Con Attendant Console, sus recepcionistas y asistentes de recepción obtienen una interfaz dedicada que les permite tomar las medidas correctas con un mínimo de estrés. Al ser una aplicación nativa de Teams, se accede a ella por completo desde el cliente de Teams, por lo que no es necesario cambiar de pantalla. Toda la información está al alcance de la mano y se pueden activar las acciones más adecuadas con solo unos pocos clics.
Esta exigente función se hace más fácil de gestionar y menos estresante, con una visión general clara de la situación en tiempo real. Además, las métricas detalladas ayudan a identificar otras optimizaciones, lo que aumenta la eficiencia y mejora la experiencia del cliente. Creemos que la consola Attendant mejorará en gran medida las capacidades de los recepcionistas y les ayudará a ofrecer un mayor valor a los clientes.
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